Mit MEGABAU und Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central erfolgreich zum digitalen Vorreiter der Branche
- Alles aus 1 System – Anpassungen der eigenen betrieblichen Abläufe & individuelle System-Anpassungen, wo erforderlich
- Kompetent & zuverlässig begleitet von Network Dimensions
- Durch Prozessautomatisierungen deutlich effizienter & weniger fehleranfällig
Holzbau Hofer wurde im Jahr 1984 in Osttirol als inhabergeführte, traditionelle Zimmerei gegründet und hat sich über die Jahrzehnte zu einem national und europaweit tätigen Holzbauunternehmen entwickelt. Garanten für diesen Erfolg sind neben dem handwerklichem Know-How vor allem permanenter Innovationsgeist und die Leidenschaft für den Werkstoff Holz. Das Unternehmen beschäftigt heute 37 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
In der hauseigenen Planungsabteilung realisieren Holzbauingenieure und Statiker praktisch jede Idee und planen Kundenwünsche passgenau durch. Vom individuellen Gartenzaun bis zum mehrstöckigen Hotel aus massivem Holz ist bei Holzbau Hofer alles möglich.
Für die kundenorientierte und effiziente Realisierung dieser Projekte benötigt es perfekt funktionierende Unternehmensprozesse und effiziente betriebliche Abläufe. Hier kommt Network Dimensions mit seiner digitalen und in ein ERP (Enterprise Ressource Planning) integrierten Branchenlösung MEGABAU ins Spiel. Lukas Hanser, Verwaltungsleiter und Verantwortlicher für die Integration und Umsetzung des neuen Systems bei Holzbau Hofer, beantwortete dazu die folgenden Fragen.
Die Aufgabenstellung –
welche konkreten Probleme galt es zu lösen?
„Die Ausgangssituation ohne ERP, also ohne einem Enterprise Ressource Planning und ohne einer integrierten Branchenlösung für den Bau, war bei Holzbau Hofer grundsätzlich ähnlich wie bei den meisten anderen Betrieben in unserer Branche, wo die meisten Firmen auch heute immer noch so arbeiten:
- Es gab ein altes, separates Programm (BauDat) für Baukalkulationen und Abrechnungen.
- Die Buchhaltung wurde intern vorbereitet, wurde aber extern bei einem Steuerberater gemacht – das heißt, sie war nicht im Haus.
- Die Warenwirtschaft inklusive Lagerhaltung wurde mittels Excel und Access-Datenbanken durchgeführt.
- Und es gab kein System für integriertes Projekt-Controlling in den laufenden Bauvorhaben.
In Summe hatten wir damit eine absolut unzufriedenstellende Situation:
- Relevante Informationen und Daten waren oft nicht verfügbar.
- Die Daten waren nicht integriert, wir hatten also nicht alles aus einer Hand.
- Und es gab eine hohe Fehleranfälligkeit aufgrund der händischen Wartung, vor allem in der Preiswartung und bei der Abrechnung von Projektkosten – da diese händisch und fallweise im Nachhinein zusammengetragen wurden, gab es oftmals keine vollständige Abrechnung.
Aus diesem Grund haben wir bei Holzbau Hofer zum Glück bereits im Jahr 2019 die Entscheidung zur Einführung eines ERP mit einer passenden Lösung für unsere Branche, den Holzbau, getroffen“, so Lukas Hanser.
Die konkrete Fragestellung zur Auswahl des richtigen Systems lautete: Welches System ist maßgeschneidert und hat alles in 1 Hand?
Lukas Hanser dazu: „Die Entscheidung fiel für Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central und MEGABAU als erfolgversprechendste Lösung. Denn es gab wenige Alternativen, wo man das gleiche Ergebnis erzielen hätte können – für unsere Betriebsgröße und für den Bereich Bau, bei uns speziell Holzbau.“
Einführung des neuen Systems –
Optimierung betrieblicher Prozesse & individuelle Anpassungen
Für die Umsetzung stellte sich vor allem die Frage, wie man alte Strukturen in das neue (leere) Programm hineinbringt. Die kompetente Unterstützung durch die Berater von Network Dimensions spielte dabei die entscheidende Rolle.
Als Kernfrage bei der Einführung des neuen Systems entwickelte sich die laufende Fragestellung: individuelle Anpassungen im Programm oder Anpassung der betrieblichen Prozesse?
Das heißt, was passt man im neuen System an (zum Beispiel eine zusätzliche Spalte, um bestehende Prozesse besser im System abzubilden) und welche betrieblichen Anpassungen der Strukturen im Betrieb machen umgekehrt Sinn. Also eine Abwägung, welche betriebliche Anpassungen möglich und sinnvoll sind und danach weniger Aufwand bedeuten. Und eine Abwägung der Kosten: Kostet eine Änderung im betrieblichen Vorgehen mehr oder ein paar Personentage für eine Anpassung im System?
Die Task-Force –
die handelnden Akteure bei der Umsetzung innerhalb der Organisation
Als erster Ansprechpartner für die Umsetzung des Projekts fungierten Verwaltungsleiter Lukas Hanser (*) sowie sein Vorgänger in dieser Funktion. Im Bereich der Abbildung des Projektgeschäfts war der Technische Leiter vor allem für das Fachliche zuständig.
„Weiters gab es Workshop-Tage, wo gezielt die Anforderungen einzelner Bereiche und Abteilungen abgefragt wurden – beispielsweise mit einer Mitarbeiterin aus dem Einkauf – um schnell einen Überblick zu bekommen und um alle relevanten Personen für die neue Software ins Boot zu holen:
- Was wird benötigt?
- Wie war es bisher?
- Was hätten die Bereiche gerne?
- Wie funktioniert das Programm generell?
- Wie muss den Daten im eigenen Bereich umgegangen werden?
Auf diese Weise hat es auch ein Unternehmen in unserer Betriebsgröße sehr gut geschafft, festzustellen, wie die Firma aufgebaut ist und die eigenen Prozesse ausreichend zu reviewen bevor man in die Umsetzungsphase gegangen ist – auch ohne Vorliegen einer schriftlichen Dokumentation“, so Lukas Hanser.
Die Review der Prozesse und die effiziente Einführung der Software haben bei Holzbau Hofer also geklappt, obwohl die Prozesse – aufgrund der überschaubaren Betriebsgröße – vorab nicht dokumentiert oder visualisiert waren.
Lukas Hanser dazu: „Der für die System-Einführung intern Zuständige muss sich dabei als Bindeglied in jedem Bereich grundsätzlich organisatorisch soweit auskennen, dass er die richtigen Entscheidungen treffen kann.
Bei der überschaubaren Betriebsgröße von Holzbau Hofer hat das gut funktioniert – vor allem, weil die wesentlichen Bauprozesse in der Software MEGABAU bereits standardisiert abgebildet sind.
Bei größeren Betrieben würde man um detaillierte Prozessbeschreibungen im Vorfeld allerdings wahrscheinlichlich nicht herumkommen.“
(*) Anmerkung: Lukas Hanser ist im laufenden Projekt dazugestoßen.
„Mission accomplished“:
Die konkrete Lösung und was nun besser ist als vorher
Holzbau Hofer ist mit der nun optimal für unsere Bedürfnisse implementierten Lösung Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central und MEGABAU nun ein absoluter Vorreiter im Bereich Holzbau“, so Lukas Hanser. Die integrierte Lösung hat bei einer Vielzahl der früheren Probleme Abhilfe geschaffen:
- Das Datenverfügbarkeitsthema – und vor allem die davor mangelnde Integration – ist gelöst.
- Projektkosten besser abgebildet – früher wurden diese oft erst im Nachhinein zusammengetragen.
- Fehleranfälligkeit deutlich gesunken (damit unnötige Kosten reduziert) – die Möglichkeiten der Fehlerquellen waren durch manuelle Datenpflege und oftmals mehrfache Dateneingabe davor sehr hoch, vieles wurde erst später ersichtlich.
Lukas Hanser: „Fehler können nie zu 100 % ausgeschlossen werden, aber das System lässt Fehler grundsätzlich nicht zu, wenn man sinnvoll damit arbeitet. Fehler passieren somit entweder gar nicht oder sie fallen wenigstens auf. Man kann also zumindest im Nachhinein oder oft noch rechtzeitig eruieren, wieso ein Fehler gemacht wurde und was passiert ist.“
- Preise und Kalkulation jetzt immer aktuell – DataNorm-Dateien (Katalogartikel) werden automatisch eingespielt. Die Preiswartung ist somit nun effizient, schnell und aktuell.
Lukas Hanser: „Davor war alles manuell, vor allem das Lager – jetzt stimmt alles, auch bei der Inventur – oft hatten wir davor nur eine bessere Schätzung und keine richtige Kalkulation“.
- Projektmanagement gesamtheitlich verbessert – nun ein geschlossenes System für alle Bereiche:
- Einkauf, Lagerhaltung, Preiswartung
- Bestellung, Einkaufsrechnung, Kosten am Projekt oder am Lager
- parallel dazu die Kalkulation (keine Schätzungen mehr)
- Angebotsphase
- in der Projektabwicklung bereits die Kosten beinhaltet – alles in einer Hand, auf dieser Basis kann man abrechnen
- Zeiterfassung und Lohnverrechnung
Lukas Hanser weiter: „Der konkrete Erfolg für Holzbau Hofer liegt in der Lösung selber, also in der erfolgreichen Einführung. Die umgesetzte Lösung ist bereits zu 95 % funktionsfähig. Ein paar kleine Anpassungswünsche gäbe es von uns noch, diese sind aber derzeit nicht prioritär und drängen nicht.
Von den diversen Möglichkeiten und Funktionen, die in der Software abbildbar sind, werden bei Holzbau Hofer nur etwa 30 bis 40 Prozent genutzt – manche Funktionen sind für uns weniger relevant und werden daher nicht verwendet. Ein Beispiel ist das Mahnwesen: Dies wurde bei uns zwar auch eingeführt – es gibt aber nur etwa drei Fälle pro Monat, somit würden wir es eigentlich nicht unbedingt benötigen.
In gewisser Weise erscheint das Programm damit von den Möglichkeiten für uns als mittelständisches Unternehmen auf den ersten Blick zum Teil ‚überdimensioniert‘. Die Vorteile durch die von uns stark genutzten Funktionen überwiegen allerdings deutlich: Kosten und Nutzen stimmen also – dies auch im Vergleich zu unserer Betriebsgröße.“
Zeitgleich zur Integration von Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central und MEGABAU Windream wurde von Network Dimensions auch das Dokumenten-Managementsystem Windream bei Holzbau Hofer eingeführt. Diese Software wird jedoch nur für einen Teilprozess verwendet – für Buchhaltung und Belege, um Rechnungen automatisch zu generieren. Weitere Anwendungszwecke für die restlichen Dokumentenablagen werden derzeit nicht eingesetzt.
Lukas Hanser dazu abschließend: „Manchmal muss man auch ganz klar sagen: Das ist bereits ausreichend bei uns abgedeckt und mehr brauchen wir derzeit eigentlich nicht. Und auf der anderen Seite sieht man: Wo ist eine Anpassung sinnvoll und es handelt sich um eine wirkliche Verbesserung der bisherigen Situtation, die sich für uns auszahlt.“
Kompetente Beratung und Unterstützung durch Network Dimensions –
in allen Projektphasen
Lukas Hanser: „Network Dimensions hat uns in allen Projektphasen kompetent und engagiert begleitet. So konnten wir unser Ziel voll erreichen. Es wurde sehr gute Arbeit geleistet. Mit den Beratern von Network Dimensions sind wir auch für unsere internen Unternehmensprozesse draufgekommen, dass einiges geändert gehört. Abgesehen davon gab es auch Anpassungen im System, die laufend gemacht wurden.“
Wie bei einer solchen Umsetzung nicht unüblich, war der Weg bis zum Ziel allerdings teilweise auch steinig und zeitaufwändig: So gab es für das Team von Network Dimensions die grundlegende Problematik, dass es zunächst einige Zeit in Anspruch nimmt, bis in sämtlichen Bereichen ein Detailverständnis für die internen Prozesse und Arbeitsweise des Unternehmens – z.B. mit Einkauf oder mit der Kalkulation – hergestellt werden konnte.
„Die Probleme lagen hier oft im Detail, zum Beispiel ob bestimmte kleine Funktionen des Programms für Holzbau Hofer sinnvoll sind und passend genutzt werden können. Aufgrund des Branchen-Know-hows der Berater von Network Dimensions wurden unsere spezifischen Bedürfnisse für den Holzbau jedoch letztlich immer verstanden und passend umgesetzt – so hat am Ende hat alles funktioniert“, stellt Lukas Hanser dazu zufrieden fest.
„Die Probleme lagen hier oft im Detail, zum Beispiel ob bestimmte kleine Funktionen des Programms für Holzbau Hofer sinnvoll sind und passend genutzt werden können. Aufgrund des Branchen-Know-hows der Berater von Network Dimensions wurden unsere spezifischen Bedürfnisse für den Holzbau jedoch letztlich immer verstanden und passend umgesetzt – so hat am Ende hat alles funktioniert“, stellt Lukas Hanser dazu zufrieden fest.
Die 3 Plus-Punkte –
was bei der umgesetzten Lösung von MEGABAU besonders beeindruckt
Lukas Hanser zu den Punkten, die ihn und sein Team bei Holzbau Hofer nach der Implementierung und im täglichen Betrieb im Unternehmen am meisten beeindrucken:
„Wir haben mit dem neuen System eine Menge Vorteile im Vergleich zu früher, ganz kurz zusammengefasst sind das:
1. Alles in einem System – die integrierte ERP-Gesamtlösung ist sicher am wichtigsten für uns (MEGABAU als integrierter Teil von Microsoft Dynamics NAV/365 Business Central).
2. MEGABAU ist genau das richtige System für unser Projektmanagement – alle betrieblichen Prozesse für unsere Projekte im Bereich Holzbau sind damit optimal abgedeckt.
3. Individuelle Anpassungen möglich – das ist auch ganz entscheidend und Grundvoraussetzung, damit haben wir Spielraum für zusätzliche Anpassungsbedürfnisse im System.“
Learnings aus der Umsetzung – Erfahrungen, die im Zuge der Implementierung gemacht wurden
Learnings aus der Umsetzung – Erfahrungen, die im Zuge der Implementierung gemacht wurden.
1) Erforderliche Motivation, Geduld und langer Atem:
ERP-Projekte lassen sich nicht von heute auf morgen umsetzen und dauern bekanntlich ihre Zeit.
Lukas Hanser zu den Erfahrungen in der Einführungsphase: „Teilweise waren unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfangs noch skeptisch, ob sich die Erfolge einstellen werden – und wir haben uns natürlich auch gefragt, ob es hoffentlich die richtige Entscheidung war. Der Beginn war zum Teil nervenaufreibend – man braucht zunächst jedenfalls Geduld. Aber dann vergingen ein paar Wochen und gemeinsam sind wir Schritt für Schritt weitergekommen – ein Punkt nach dem anderen wurde erledigt. Bald funktionierten die notwendigsten Sachen und wir haben Licht am Ende des Tunnels gesehen – und dann hat man es eigentlich schon geschafft und möchte keinesfalls wieder zurückrudern in das alte System!“
Ein Schlüssel für die erfolgreiche Implementierung ist die erforderliche Motivation im Unternehmen. „Bei uns hat sich nach ein paar anfänglichen Schwierigkeiten bald alles zum Positiven gewendet. Klar ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer solchen Phase voll motiviert sein müssen. Wenn da zwei oder drei Personen abspringen, hat man schlechte Karten. Das war bei uns zum Glück nicht der Fall, darauf können wir im Nachhinein sehr stolz sein – dennoch es braucht Geduld, Genauigkeit, langen Atem und Engagement aller involvierten Personen bis das Ziel erreicht ist und alles optimal läuft“, so Lukas Hanser weiter.
2) Klarer Fahrplan – Zeitrahmen für die Umsetzung und Priorisierung der Funktionen
Bevor ein solches Projekt gestartet wird, muss gut überlegt werden: Je klarer der Fahrplan für die Implementierung und je klarer die Priorisierung für die umzusetzenden Funktionen, desto besser verläuft das Projekt.
„In Summe muss man damit rechnen, dass so eine Implementierung lang und zeitaufwändig ist – den erforderlichen langen Atem habe ich bereits erwähnt“, so Lukas Hanser.
„Der klare Zeitplan – und insbesondere die Priorisierung der geschäftskritischen Funktionen – sind für die erfolgreiche Umsetzung mindestens genau so wichtig. Zum Glück hat uns das Team von Network Dimensions dabei nicht im Stich gelassen: Wichtige Sachen wurden immer gleich umgesetzt und wenn es mal nicht so gut gelaufen ist, war sofort jemand da. Bei den nicht geschäftskritischen Punkten hat es in der Umsetzung teilweise etwas länger gedauert, als ursprünglich gedacht – dies war für uns insofern allerdings nicht mehr so relevant, da der laufende Betrieb im Wesentlichen bereits gut funktioniert hat“, ergänzt Lukas Hanser dazu.
3) Automatisierung macht sich sehr bald bezahlt – von täglichen Fehlermeldungen hin zur Begeisterung über das neue System
Die erwähnten Schwierigkeiten in der Einführungsphase brachten für manche/n Mitarbeiterin oder Mitarbeiter oftmals auch tägliche Fehlermeldungen aus dem neuen System mit sich. „Anfängliche Beschwerden darüber haben aber relativ bald aufgehört – nicht aus Resignation, sondern weil das System jetzt optimal funktioniert – es gibt einfach keine Fehlermeldungen mehr“, meint Lukas Hanser erfreut.
„Eine Mitarbeiterin einer Fachabteilung dachte zur Zeit der System-Einführung und auch bereits davor an Kündigung, da sie wenig Zukunft bei Ihren täglichen operativen Aufgaben gesehen hat. Durch die erfolgreich abgeschlossene Umstellung läuft es in ihrem Bereich jetzt aber perfekt und sie ist begeistert. Weil viele bis dahin manuelle Tätigkeiten nun automatisiert ablaufen, hat sie nun Zeit für neue Augaben mit mehr Verantwortung“, so Lukas Hanser weiter.
Wie rasch sich diese Automatisierungen bezahlt machen können, zeigt ein aktuelles Beispiel aus dem Bereich der Preiswartung: Früher noch manuell gewartet, wird die Wartung der Preise im neuen System nun automatisch durchgeführt (Einspielung der DataNorm-Katalogartikel). „In der Phase der wöchentlichen Preisänderungen bei den Holzpreisen musste ständig neu kalkuliert werden. Ohne die neue Software und die durchgeführten Automatisierungsschritte wäre das nicht möglich gewesen. Zum Glück sind wir mit dem neuen System jetzt bestens gerüstet für eine derartige Kalkulation. Damit sind wir deutlich besser aufgestellt als die meisten anderen Betriebe und müssen Entscheidungen nicht nach Gefühl treffen, sondern haben alles schwarz auf weiß“, stellt Lukas Hanser abschließend zufrieden fest.
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Florian Thurner
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