Deutschland: E-Rechnungspflicht
für Unternehmen ab 2025

Die E-Rechnung ist ein standardisiertes, XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen. Es wurde gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt und entspricht der Norm EN 16931, um einen einheitlichen Datenaustausch in Europa sicherzustellen. Sowohl das Format XRechnung als auch das Format Zugferd erfüllen diesen Standard.

• Warum E-Rechnung?
  Sie fördert die Automatisierung und reduziert Fehler, die bei der manuellen Verarbeitung auftreten können. Zudem spart die elektronische Rechnungsstellung Zeit und Kosten, da keine Papierdokumente mehr erforderlich sind.
• Gesetzliche Lage in Deutschland:
  Ab 2025 wird die E-Rechnung für den Rechnungsempfang zwischen Unternehmen verpflichtend sein, wie im deutschen Wachstumschancengesetz festgelegt. Damit setzt Deutschland die EU-Vorgaben konsequent um. Bereits jetzt sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.

Die E-Rechnung wird in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 für den Rechnungsempfang verpflichtend:

• Empfangspflicht: Unternehmen, die Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten, müssen diese in elektronischer Form verarbeiten können.
• Ausstellungspflicht: Ab 2027 müssen Unternehmen ihre Rechnungen ebenfalls als E-Rechnungen erstellen und versenden.

Wer ist betroffen?

• Unternehmer jeder Größe, die im Inland tätig sind
• Öffentliche Auftraggeber sind bereits seit 2020 zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet.
• Lieferanten und Dienstleister, die mit der öffentlichen Verwaltung oder großen Unternehmen zusammenarbeiten

Das Format XRechnung zeichnet sich durch einen strukturierten Aufbau aus, der sowohl gesetzliche als auch geschäftliche Anforderungen erfüllt.
Wichtige Inhalte der XRechnung:

• Pflichtangaben gemäß EN 16931:
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum
  • Absender- und Empfängerinformationen (inkl. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID)
  • Bankverbindung des Absenders
  • Angaben zu Produkten, Dienstleistungen, Preisen, Steuern und Zahlungsfristen
• Technische Merkmale:
  • Das XML-Format sorgt für maschinenlesbare Daten, die nahtlos in ERP-Systeme integriert werden können.
  • Validierungsinformationen zur Sicherstellung der Datenqualität
• Erweiterungen:
• Optional können Zusatzinformationen wie projektbezogene Daten oder Bestellnummern integriert werden.

Die strenge Struktur sorgt für fehlerfreie Übertragung und eine schnelle Verarbeitung.

Der Prozess der Erstellung und Übermittlung von XRechnungen ist klar definiert, um maximale Effizienz zu gewährleisten:

1. Erstellung:
   Im ERP-System wird die gebuchte Ausgangsrechnung über eine Mapping-Logik in die XML Struktur der XRechnung überführt.
2. Prüfung:
   Vor dem Versand kann die XRechnung durch externe Validierungstools wie den KOSIT-Validator geprüft werden, um inhaltliche Konformität mit dem zugrundeliegenden XML-Schema sicherzustellen.
3. Übermittlung:
   Der Versand erfolgt entweder per E-Mail mit XML-Anhang, oder optional über das PEPPOL-Netzwerk oder andere digitale Kanäle (z. B. Upload in entsprechende Portale).
4. Archivierung:
   Für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen  XRechnungen rechtssicher in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) archiviert werden.

Mit unserer Lösung MEGABAU und Modulen unserer Technologiepartner Anveo & windream integrieren Sie das Format XRechnung nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse – vom Empfang über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung.

Unsere Lösung:

• Empfang:
  • Bei Einsatz des MEGABAU-Eingangsrechnungsworkflows: Automatische Erkennung und Verarbeitung eingehender XRechnungen über eine eigene E-Mail-Queue
  • Rechtssichere Archivierung im DMS (windream)
• Verarbeitung:
  • Die Rechnungsdaten werden in den MEGABAU-Eingangsrechnungs-Workflow eingespeist (Modul Anveo eRechnung MEGABAU Edition Empfang). Dieser erstellt die ungebuchte Eingangsrechnung zur weiteren Bearbeitung / Prüfung.
  • Flexible Mapping-Schemata ermöglichen die Anpassung an individuelle Anforderungen und gesetzliche Änderungen.
• Buchung:
  • Nach Prüfung und Freigabe erfolgt die Verbuchung, finale Beschlagwortung und rechtssichere Archivierung im DMS (windream).

 
Optional:

• MEGABAU bietet auch ein separates Modul für den Versand von Ausgangsrechnungen im XRechnungs-Format an (Modul Anveo eRechnung MEGABAU Edition Versand).
• Ihre Vorteile auf einen Blick:
• Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand.
• Konformität mit gesetzlichen Vorgaben durch regelmäßige Updates
• Skalierbare Lösungen für SaaS und On-Prem-Szenarien
   

• Ab 2025 wird die elektronische Rechnung in Deutschland Pflicht – mit MEGABAU sind Sie optimal auf diese Umstellung vorbereitet:
• Implementierung, Schulung und Beratung:
  • Zügige Systemeinführung durch unser Implementierungsteam
  • Wir bieten bedarfsgerechtes Coaching, um Ihre Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut zu machen.
  • Technische Beratung bei der Integration in bestehende Systeme
• Technische Unterstützung:
  • Anpassung an zukünftige Erweiterungen des XRechnungsstandards für spezielle Anforderungen im Bau, wie z. B. die Saldierung von Abschlagsrechnungen bei der Schlussrechnung im Einklang mit §14 Abs. 1 UStG
  • Regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen auf Basis der jeweils aktuellen Regularien
• Ausblick auf die Folgejahre:
  • Ab 2027 wird auch die Erstellung und der Versand von Ausgangsrechnungen verpflichtend. Mit den Modulen von MEGABAU sind Sie auch dafür bestens gerüstet.